Repository
S
I G N U M release 3.0
Organizza
e gestisce il lavoro collaborativo |
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per Archivi elettronici, Aziende, Biblioteche, Comunità
virtuali,
Società di comunicazione, Gestione di servizi a pagamento,
Attività di disseminazione,
Sviluppo cooperativo di progetti a distanza, Editoria, Formazione
a distanza |
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Caratteristiche
generali |
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Software adatto per costruire, su un server, un archivio
documentale anche di grandi dimensioni, che può essere mantenuto,
aggiornato e consultato, da un'ampia comunità di amministratori,
pubblicatori, lettori. |
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Il Repository Signum per la gestione e la condivisione
di archivi documentali può essere installato nella Intranet
aziendale o su un qualunque server esterno accessibile dalla rete
Internet. |
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Si può accedere al Repository Signum attraverso
una pagina di login in area privata, oppure direttamente da un link,
di un qualunque sito, indirizzato ad una cartella dove i permessi
sono stati impostati come "area pubblica". Lo stesso strumento
permette perciò la gestione di documenti pubblici e di documenti
privati protetti da password. |
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È di uso molto semplice e intuitivo ed è
corredato di istruzioni "distribuite" nelle singole videate. |
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Permette di agire su file e cartelle sul server remoto
con le stesse funzioni note che si usano sul computer per la gestione
di documenti (copia, taglia, incolla, rinomina, ecc.). |
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Consente tutte le operazioni già note a chi
normalmente usa il computer come l'uso del tasto destro del mouse
e il "drag and drop". |
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Avverte l'utente dell'avvenuta pubblicazione di nuovi
documenti dal suo ultimo accesso, consentendogli anche di passarli
in una cartella "file da leggere" per un esame successivo. |
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Tutte le operazioni sono controllate e l'utente viene
avvertito e assistito per qualunque operazione eventualmente non andata
a buon fine, in caso di problemi di trasmissione sulla linea o di
momentanea non operatività del server. |
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Sul
piano operativo |
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Permette una preimpostazione di default (per esempio
abilitando tutti gli utenti alla lettura delle cartelle alle quali
accedono, semplificando così l'assegnazione dei successivi
permessi che interesseranno soltanto le variazioni rispetto alla condizione
iniziale prefissata). |
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Si attiva molto rapidamente perché è
possibile caricare gli utenti, oltre che singolarmente, anche da una
tabella Excel; in modo analogo si può creare con procedura
rapida anche la struttura ad albero. |
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Abilita al posizionamento della documentazione sia
in aree pubbliche, sia in aree private accessibili con password. |
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Consente di scaricare dal server un'intera cartella
documentale con un solo comando. |
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Permette agli amministratori di caricare sul server
gruppi di file con una singola operazione. |
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Consente la ricerca rapida di documenti attraverso
le parole chiave associate ai file. |
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Sul piano funzionale aziendale |
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Con l'opzione multiamministratore consente
di suddividere compiti e responsabilità a livello aziendale.
Gli amministratori locali amministrano in modo indipendente il ramo
documentale a loro assegnato, abilitando a loro volta i permessi dei
loro utenti. |
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Permette di scegliere la cartella di
accesso di un utente rispetto all'albero, così l'utente non
vede la parte superiore dell'albero a lui preclusa. |
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Permette di associare una serie di opzioni
ai permessi a tutto vantaggio di una gestione personalizzabile degli
accessi, come:
- "mostra": fa vedere la cartella,
- "sfoglia": fa vedere il contenuto della cartella,
- "leggi": permette di scaricare il contenuto di una cartella,
- "scrivi": permette di pubblicare file nella cartella e
di agire sui file esistenti. |
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I permessi sono applicabili, oltre che
alle cartelle, anche ai file per cui si può graduare in maniera
fine l'accesso alla documentazione escludendo per esempio, per taluni
utenti, la lettura, o addirittura la visualizzazione, di eventuali
documenti riservati inseriti nello stesso contenitore di quelli accessibili. |
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Modalità
di lavoro |
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Il Repository Signum, una volta installato è
subito operativo. L'amministratore può operare dal pannello
di amministrazione stabilendo i permessi di accesso e gli eventuali
amministratori locali.
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Chi è abilitato
accede al Repository Signum nelle modalità che gli sono
state assegnate: amministrazione, scrittura, lettura. |
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Da un pannello di controllo
sono possibili le seguenti funzioni per l'amministratore dell'intero
sistema e, in parte, anche per gli amministratori locali che
amministrano singoli rami del repository: |
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Abilitare, con user e password,
l'accesso di utenti; |
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Abilitare, con user e password,
l'accesso di utenti che, per velocizzare le operazioni di settaggio
dei permessi, sono riuniti in gruppi; |
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Impostare i permessi per un singolo
file o cartella, sia nella forma ereditaria cioè dipendente
dai permessi già assegnati a livello di cartelle superiori,
sia in quella nidificata ossia scritti espressamente per ciascun
file; |
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Ricercare i file associati a determinate
parole chiave e visualizzare/modificare le parole chiave associate
ai file; |
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Gestire l'albero dei file creando
cartelle e pubblicando documenti; |
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Gestire l'ordinamento delle cartelle
e dei file; |
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Gestire i permessi speciali quali
quelli di default da preimpostare e validi per l'intero Repository
Signum in assenza di permessi espliciti, oppure quelli per l'accesso
a determinate cartelle accessibili senza necessità di
login; |
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Abilitare gli amministratori locali; |
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Abilitare/disabilitare l'applicazione
e decidere in quale cartella del server aziendale effettuare
l'installazione; |
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Visualizzare le statistiche di
accesso al repository consentendo all’occorrenza il monitoraggio
e la stampa come ad esempio quando si usa il sistema per la
formazione a distanza e si devono documentare gli accessi. |
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Condizioni
di fornitura |
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Può essere fornito nelle due modalità: su CD autoinstallante
o installato direttamente sul server del Cliente; inoltre può
essere fornito nella forma di licenza d’uso annuale “all
inclusive” sui nostri server. |
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È corredato da manuale di istruzioni (con la guida per predisporre
l'ambiente di installazione con gli adeguati applicativi gratuiti)
e di Help diffuso associato alle singole funzioni. |
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Funziona su qualunque server Windows, Apache, Unix e NON RICHIEDE
NESSUN APPLICATIVO A PAGAMENTO. Il database del sistema è MySQL. |
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Associazione
al Content Management |
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Il Repository Signum può costituire
un sito indipendente, ma può anche essere associato al Content Management. In tal caso è facile indirizzare dal Content Management System a cartelle documentali del Repository Signum sia collegate
direttamente quindi in area pubblica, sia accessibili previo login
con user e password. |
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