Repository

S I G N U M release 3.0

Organizza e gestisce il lavoro collaborativo

per Archivi elettronici, Aziende, Biblioteche, Comunità virtuali,
Società di comunicazione, Gestione di servizi a pagamento, Attività di disseminazione,
Sviluppo cooperativo di progetti a distanza, Editoria, Formazione a distanza

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Caratteristiche generali



•	Software adatto per costruire, su un server, un archivio documentale anche di grandi dimensioni, che può essere mantenuto, aggiornato e consultato, da un'ampia comunità di amministratori, pubblicatori, lettori.

•	Il Repository Signum per la gestione e la condivisione di archivi documentali può essere installato nella Intranet aziendale o su un qualunque server esterno accessibile dalla rete Internet.

•	Si può accedere al Repository Signum attraverso una pagina di login in area privata, oppure direttamente da un link, di un qualunque sito, indirizzato ad una cartella dove i permessi sono stati impostati come "area pubblica". Lo stesso strumento permette perciò la gestione di documenti pubblici e di documenti privati protetti da password.

•	È di uso molto semplice e intuitivo ed è corredato di istruzioni "distribuite" nelle singole videate.

•	Permette di agire su file e cartelle sul server remoto con le stesse funzioni note che si usano sul computer per la gestione di documenti (copia, taglia, incolla, rinomina, ecc.).

•	Consente tutte le operazioni già note a chi normalmente usa il computer come l'uso del tasto destro del mouse e il "drag and drop".

•	Avverte l'utente dell'avvenuta pubblicazione di nuovi documenti dal suo ultimo accesso, consentendogli anche di passarli in una cartella "file da leggere" per un esame successivo.

•	Tutte le operazioni sono controllate e l'utente viene avvertito e assistito per qualunque operazione eventualmente non andata a buon fine, in caso di problemi di trasmissione sulla linea o di momentanea non operatività del server.


Sul piano operativo



•	Permette una preimpostazione di default (per esempio abilitando tutti gli utenti alla lettura delle cartelle alle quali accedono, semplificando così l'assegnazione dei successivi permessi che interesseranno soltanto le variazioni rispetto alla condizione iniziale prefissata).

•	Si attiva molto rapidamente perché è possibile caricare gli utenti, oltre che singolarmente, anche da una tabella Excel; in modo analogo si può creare con procedura rapida anche la struttura ad albero.

•	Abilita al posizionamento della documentazione sia in aree pubbliche, sia in aree private accessibili con password.

•	Consente di scaricare dal server un'intera cartella documentale con un solo comando.

•	Permette agli amministratori di caricare sul server gruppi di file con una singola operazione.

•	Consente la ricerca rapida di documenti attraverso le parole chiave associate ai file.


Sul piano funzionale aziendale



•	Con l'opzione multiamministratore consente di suddividere compiti e responsabilità a livello aziendale. Gli amministratori locali amministrano in modo indipendente il ramo documentale a loro assegnato, abilitando a loro volta i permessi dei loro utenti.

•	Permette di scegliere la cartella di accesso di un utente rispetto all'albero, così l'utente non vede la parte superiore dell'albero a lui preclusa.

•	Permette di associare una serie di opzioni ai permessi a tutto vantaggio di una gestione personalizzabile degli accessi, come: - "mostra": fa vedere la cartella, - "sfoglia": fa vedere il contenuto della cartella, - "leggi": permette di scaricare il contenuto di una cartella, - "scrivi": permette di pubblicare file nella cartella e di agire sui file esistenti.

•	I permessi sono applicabili, oltre che alle cartelle, anche ai file per cui si può graduare in maniera fine l'accesso alla documentazione escludendo per esempio, per taluni utenti, la lettura, o addirittura la visualizzazione, di eventuali documenti riservati inseriti nello stesso contenitore di quelli accessibili.

Modalità di lavoro

Il Repository Signum, una volta installato è subito operativo. L'amministratore può operare dal pannello di amministrazione stabilendo i permessi di accesso e gli eventuali amministratori locali.


Chi è abilitato accede al Repository Signum nelle modalità che gli sono state assegnate: amministrazione, scrittura, lettura.

Da un pannello di controllo sono possibili le seguenti funzioni per l'amministratore dell'intero sistema e, in parte, anche per gli amministratori locali che amministrano singoli rami del repository:


•	Abilitare, con user e password, l'accesso di utenti;

•	Abilitare, con user e password, l'accesso di utenti che, per velocizzare le operazioni di settaggio dei permessi, sono riuniti in gruppi;

•	Impostare i permessi per un singolo file o cartella, sia nella forma ereditaria cioè dipendente dai permessi già assegnati a livello di cartelle superiori, sia in quella nidificata ossia scritti espressamente per ciascun file;

•	Ricercare i file associati a determinate parole chiave e visualizzare/modificare le parole chiave associate ai file;

•	Gestire l'albero dei file creando cartelle e pubblicando documenti;

•	Gestire l'ordinamento delle cartelle e dei file;

•	Gestire i permessi speciali quali quelli di default da preimpostare e validi per l'intero Repository Signum in assenza di permessi espliciti, oppure quelli per l'accesso a determinate cartelle accessibili senza necessità di login;

•	Abilitare gli amministratori locali;

•	Abilitare/disabilitare l'applicazione e decidere in quale cartella del server aziendale effettuare l'installazione;

•	Visualizzare le statistiche di accesso al repository consentendo all’occorrenza il monitoraggio e la stampa come ad esempio quando si usa il sistema per la formazione a distanza e si devono documentare gli accessi.


Condizioni di fornitura



•	Può essere fornito nelle due modalità: su CD autoinstallante o installato direttamente sul server del Cliente; inoltre può essere fornito nella forma di licenza d’uso annuale “all inclusive” sui nostri server.

•	È corredato da manuale di istruzioni (con la guida per predisporre l'ambiente di installazione con gli adeguati applicativi gratuiti) e di Help diffuso associato alle singole funzioni.

•	Funziona su qualunque server Windows, Apache, Unix e NON RICHIEDE NESSUN APPLICATIVO A PAGAMENTO. Il database del sistema è MySQL.


Associazione al Content Management


Il Repository Signum può costituire un sito indipendente, ma può anche essere associato al Content Management System Signum. In tal caso è facile indirizzare dal CMS a cartelle documentali del Repository Signum sia collegate direttamente quindi in area pubblica, sia accessibili previo login con user e password.

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Per avere ulteriori informazioni scrivete a signumail@signumail.it