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Il Protocollo Informatico Signum è
un software formato da tre sezioni:
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Pannello di abilitazione dei permessi |
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Corrispondenza in ingresso |
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Corrispondenza in uscita |
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| Pannello
di abilitazione permessi |
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Il pannello di abilitazione consente
di aggiungere/cancellare i nominativi del personale che accede con
password al protocollo, fissando anche il tipo di permesso (consultare
il protocollo/inserire documenti e modificare le informazioni di
quelli già inseriti).
Dal pannello di abilitazione è possibile gestire l'indirizzario. |
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| Corrispondenza
in ingresso |
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Il pannello di gestione consente di:
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registrare la corrispondenza in ingresso |
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effettuare una ricerca tra i documenti memorizzati |
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| L'inserimento dei documenti in ingresso si effettua
selezionando dal menù le seguenti informazioni: |
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protocollo (riservato/normale) |
| • |
mezzo (posta/corriere/e-mail/fax, ecc.) |
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data lettera |
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data ricevimento |
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numero di protocollo di chi spedisce |
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mittente (da menù a tendina con la possibilità
di inserire nuovi mittenti) |
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caratterizzazione del mittente (cliente/fornitore, ecc.) |
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oggetto |
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destinatari in azienda (da menù a tendina) |
| • |
parole chiave (per la futura ricerca indicizzata) |
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documenti allegati |
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La data di registrazione e il numero di protocollo
vengono assegnati automaticamente dal sistema evitando qualunque
possibilità di errore.
La ricerca veloce dei documenti del protocollo può
farsi con riferimento ai parametri di registrazione. |
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Il tabulato riepilogativo può essere
ordinato sulla base dei parametri di registrazione e presentato,
di volta in volta, nella forma più conveniente (ordinato
per data, per destinatario, filtrato con riferimento ad un
determinato "oggetto" della comunicazione, ecc.).
La possibilità di stampare la registrazione quotidiana
rende particolarmente facile disporre del protocollo sempre
aggiornato, anche nella forma cartacea. |
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| Corrispondenza
in uscita |
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Il pannello di gestione consente di:
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| • |
registrare la corrispondenza in uscita |
| • |
effettuare una ricerca tra i documenti memorizzati |
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L'inserimento dei documenti in uscita
si fa scegliendo a menù le seguenti informazioni:
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| • |
protocollo (riservato/normale) |
| • |
mezzo (posta/corriere/e-mail/fax, ecc.) |
| • |
data lettera |
| • |
data spedizione |
| • |
destinatario (da menù a tendina con la possibilità
di inserire nuovi destinatari) |
| • |
caratterizzazione del destinatario (cliente/fornitore, ecc.) |
| • |
oggetto |
| • |
persona che firma |
| • |
parole chiave (per la futura ricerca indicizzata) |
| • |
documenti allegati |
| • |
note |
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| La data di registrazione e il numero
di protocollo vengono assegnati automaticamente dal sistema. Resta
la possibilità di modificare manualmente il numero di protocollo;
nel caso il numero assegnato sia già esistente il sistema
associa al numero una lettera progressiva. |
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| La ricerca veloce dei documenti inseriti
nel protocollo può farsi con riferimento ai parametri di
registrazione. |
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Il tabulato riepilogativo può
essere ordinato sulla base dei parametri di registrazione e stampato
in modo da avere il tradizionale protocollo cartaceo. Inoltre
si può disporre di tutte le documentazioni specifiche filtrate
col motore di ricerca, che possono risultare di interesse per
l'utente e per le problematiche documentali relative alla corrispondenza. |
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| Altre funzioni |
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Il software permette inoltre di:
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| • |
tenere un indirizzario sempre aggiornato |
| • |
caratterizzare la posta in arrivo per categorie (clienti,
fornitori, ecc.) |
| • |
tenere un archivio degli uffici destinatari della corrispondenza |
| • |
caratterizzare gli uffici e/o le funzioni di chi spedisce
la corrispondenza in uscita
Tali funzioni sono utili ai fini della strutturazione dell’archivio
documentale e per le ricerche indicizzate. Inoltre consentono
di stampare una reportistica personalizzata e aggregata di
volta in volta con i criteri più opportuni. |
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| Per avere ulteriori
informazioni scrivete a info@signumail.it |
